Подпишись на блог и получи две книги в подарок!

Х
54.196.98.96

10 секретов эффективного тайм-менеджмента

Привет! Я Светлана, редактор этого блога. Почувствовала волну общего стремления перестать терять время. Один из вариантов — научиться им управлять. Вот 10 годных способов, которые я уже обкатала на практике.

10. Добивайтесь результата через SMART-цели

Профессиональный принцип постановки задач в тайм-менеджменте и целеполагании называется SMART. Он подразумевает, что цель должна быть:

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за конкретный период (Attainable);
  • актуальной или истинной — необходимо понять, действительно ли эта задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Предположим, вы запускаете мобильное приложение сети своих цветочных магазинов. Желаемый результат очевиден — привлечение новых клиентов и рост продаж. Но это размытая формулировка. Она не измерима и не ограничена по времени. Конкретизируем — увеличить продажи на 40% до 31 июля 2018 года. Чтобы убедиться, что запуск приложения приведет к этой цели, нужно проанализировать динамику на цифровом и цветочном рынке. А чтобы          1 августа было, с чем сравнивать, важно зафиксировать показатели продаж в июле.

Если вы хотите управлять временем, чтобы его хватало для себя, поможет тот же принцип, что и в «Трансерфигне реальности» — конкретизируйте свои желания. В тайм-менеджменте их называет результатом. Вам нужно не абстрактное «время для себя», а время для любимого хобби, собственного дела, занятий спортом или общения не по делам. Чтобы оно появилось в вашем графике, уточните в своей голове конкретику:

  • Свой бизнес: У вас еще не готов бизнес-план со внятным УТП? Тогда почему в свободное время жалеете себя, а не пишите в день хотя бы по паре абзацев?
  • Социум: Погуглите в вашем городе, а лучше прочитайте в нашем блоге, культурную программу на неделю. Запланируйте хотя бы раз в две недели проводить выходные с друзьями. Или, наоборот, поставьте хотя бы на пару часов свои несрочные, но важные дела на паузу и позвольте себе новые форматы развлечений в новых местах с незнакомыми людьми.
  • Спорт: Найдите спортзал рядом с домом или работой, определитесь с количеством тренировок в неделю. 
  • Хобби: Каким из своих хобби вы хотите заниматься? Каких инструментов вам для этого не хватает? Где и с кем им можно заняться в новой компании? Сохраните возможные даты.

9. Дробите большие задачи

Трезво оценивайте свои силы. Ваша жизнь вряд ли успевает за скоростью вашей мысли. Поэтому добавляйте к желаемому сроку реализации поправку на обстоятельства. Высокозатратные по времени дела важно делить на мелкие подзадачи.

Вернемся к примеру с мобильным приложением. Чтобы добиться цели «увеличить продажи на 40% до 31 июля», нужно реализовать промежуточные задачи:

  • изучить потребности вашей потребительской аудитории;
  • проанализировать сильные и слабые стороны приложений конкурентов;
  • создать уникальный дизайн;
  • отдать проект разработчикам;
  • потом — тестировщикам, устранить баги;
  • выбрать контрагентов для рекламной кампании;
  • договориться о бартерной рекламе с дружественными компаниями.

При этом переговоры о рекламе нужно начинать не после того, как у вас на руках будет новый продукт, а как минимум за месяц, чтобы успеть забронировать рекламные модули и посты в социальных сетях на нужные вам даты. Чтобы не столкнуться с этим за две недели до запуска, важно еще при планировании определить алгоритм работы и внести его в план.

8. Придумали — запишите

Пока ваши цели не записаны, их не существует. Чтобы справиться со всеми задачами по запуску приложения, нужно занести их в сводный файл и определить для каждой критерии оценки, сроки и ответственных за выполнение.

Из классических инструментов поможет ленточная диаграмма Гантта. Мне удобнее пользоваться современными программами, мобильными приложениями и расширениями для браузеров. Управлять собственным временем я начинала с Sunrise, но это приложение немногим функциональнее, чем «Календарь» в IPhone. Списки дел забиваются в бесконечные колонки с прокруткой или столбиками по неделям. Сейчас пользуюсь Wunderlist. Приложение организовывает дела в общие и привычные списки, упорядочивает задачи, присылает напоминания и поручения, фиксирует с deadline. А еще мы чатимся через него и в комментариях обсуждаем каждую ступень подготовки к ивенту.

1.jpg

Wunderlist можно синхронизировать с компьютером на Windows, MacBook и девайсами на IPhone и Android

План личных задач я составляю на месяц вперед. И каждый день пополняю его. При этом не забываю заложить час в день на непредвиденные обстоятельства.


Записали — утвердите

Во время мозгового штурма ваши коллеги могут легко соглашаться выполнять все эти задачи. Однако спрашивать с них результат и контролировать сроки вы сможете только после того, как утвердите у руководителя план работ, разошлете его всем членам проектной группы и добьетесь от каждого подтверждения в по электронной почте или в письменном виде на распечатке плана. До этого момента все ваши заметки в смартфоне, IPad и бумажном блокноте интересны и известны только вам. Редакция нашего блога пользуется Trello. Мы добавляем комментарии, вложения, чек-листы и заметки к картам.

2.jpg

Удобно, что вся информация по проектам больше не разбросана по десяткам писем в e-mail, а собрана в виде списков на электронной доске объявлений.

7. Пользуйтесь матрицей Эйзенхауэра

34-й президент США Дуйат Эйзенхауэр был практичным и весьма успешным стратегом. Он разделил все дела на 4 категории:

  • срочные и важные — «Сектор пожара». Эти первостепенные задачи нужно выполнять непременно сегодня, самому и немедленно. Если отложить их хотя бы на 5 часов, будут проблемы.
  • важные, но не срочные. Здесь вы спокойно планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно — занимаетесь по-настоящему важными делами.
  • срочные, но не очень важные. Они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.
  • неважные и несрочные. Если не успели, не переживайте. Только их можно не выполнить из списка задач на день. Менее важные дела можно выполнять, когда вы немного устанете — например, в конце дня.
таблица-1.jpg

Секрет успеха по матрице Дуйата Эйзенхауэра — не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных.

6. Измените под себя технику «Помидор»

Ее придумал Франческо Черилло. Франческо предложил делить рабочее время на получасовые отрезки. Название взял от формы таймера, который стоял у него на столе. Техника очень простая:

  1. Разбейте задачи на день на отрезки по 25 минут
  2. Начиная каждый новый помидор, ставьте таймер
  3. Работайте, пока не зазвонит таймер, и не отвлекайтесь
  4. После каждого помидора делайте перерыв 3-5 минут
  5. После каждого четвертого помидора, отдыхайте 15-30 минут

Франческо Черилло советовал отмечать помидоры крестиком на листе и измерять свою продуктивность помидорами в день. На 8-часовой должно уходить 14 помидоров. Мне лень вручную рисовать графики или заводить файл в Excel, поэтому я доверила подсчет таймеру со статистикой Pomodoro Time. Он работает на iOS и Windows. Для девайсов на Android есть аналоги ClearFocus и Clockwork Tomato.

Лично меня эта техника не впечатлила. Звонок или вибрация на перерыв и с него скорее раздражает, чем дисциплинирует. Выполнять основное условие — не отвлекаться — я не могу по профилю своей работы. Мои задачи кратны скорее 40-80 минутам, а не 25. С тем же успехом я могу ставить встроенный таймер в смартфоне или ноутбуке на реальное для каждой задачи время. Психологически не понравилась роботизированность процесса. Но если вам нужно, например, за ночь подготовиться к выступлению на бизнес-конференции и настроить SMM-рассылку в нескольких социальных сетях, от этой техники будет толк.

3.jpg

В Pomodoro можно ставить таймер на конкретные задачи.

5. Войдите в ритм

Тайм-менеджмент уверяет, что пик человеческой продуктивности длится 2-2,5 часа после пробуждения. Поэтому утро нужно начинать с позитивного настроя и самой сложной задачи. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси называет такие задачи «лягушками». Если долго переносить их на абстрактное «после обеда», «до вечера» или «на завтра», возникнет постоянное эмоциональное напряжение, которое снизит продуктивность. Зато если вы осилите эту «лягушку» на завтрак, остальные дела тоже получится выполнить быстро и легко — как по накатанной.

Днем можно отклонять несрочные и неважные задачи, не отходя от плана и не забывая о приоритетах. Обязательно делайте перерывы. В идеале — выделите полчаса на корректировку планов.

Перед тем, как завершить дела на день, не ленитесь найти 5 минут на анализ сделанного и несделанного с выводом в виде корректированных планов на завтра.

Руководитель Института стратегии использования времени в германском городе Гейдельберг Лотар Зайверт предлагает анализировать результаты дня методом «пяти пальцев».

  • Мизинец — мысли, знания. Спросите себя: «Что нового я узнал? Насколько я сегодня умнее и компентнее, чем вчера? Какие новые идеи меня сегодня озарили?»
  • Безымянный палец — близость к цели. Проанализируйте, что вы сегодня сделали. Как эти действия приближают вас к конечной цели?
  • Средний палец — состояние духа. Вспомните, что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией.
  • Указательный палец — помощь. Чем вы сегодня помогли другим? Познакомились ли с новыми людьми? Улучшились ли взаимоотношения с коллегами? С кем и почему возник конфликт?
  • Большой палец — бодрость, физическое состояние. Не забывайте о здоровье. Как вы сегодня планируете восстановить силы? Готовы ли ваши планы на выходные и ближайший отпуск?

4. Делегируйте все, что делегируется

Применяйте закон Парето: 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% усилий —20% результатов. То есть ваша задача — выявить эти 20% самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них. Любые задачи, которые, с точки зрения финансов и затрат времени, целесообразнее предоставить другим, нужно предоставлять другим. То есть делегировать.

Если вы руководите хотя бы проектной группой, пересмотрите свой список дел на завтра. Возможно, есть смысл перепоручить часть задач SMM-менеджеру, PR-специалисту, дизайнеру, бухгалтеру или секретарю. Если руки руководителя постоянно «в поле», он не может держать их на пульсе. И это проблема не только для него лично, но и для всей его команды. А, возможно, и всей компании. Поэтому примерьте на свой рабочий процесс эту шпаргалку:

таблица-2.jpg

3. Избавьтесь от хронофагов

Это поглотители времени. Чтобы избавиться от них, важно научиться говорить решительное «нет». Не только людям, но и делам, которые лишают вас энергетических и временны́х ресурсов: структурированной прокрастинации, чтению лент в социальных сетях, звонкам дольше 10 минут.

Когда я бросила дурную привычку ставить будильник на IPhone и переписываться на сон грядущий в мессенджерах, а еще научилась ставить его на ночь на зарядку подальше от кровати, резко начала бодро чувствовать себя по утрам. Теперь все сообщения я читаю только после зарядки, душа и завтрака. Так я сэкономила себе как раз эти два часа на уединение.

Если вы понимаете только язык денег, вам подойдет Timewaste Timer. Это расширение браузера Chrome штрафует пользователя на 1 доллар, если он проводит в социальных сетях больше часа в день. А универсальный для всех платформ тайм-трекер ResqueTime никого не штрафует, но анализирует, сколько времени вы провели на сайтах и в мобильных приложениях.

4.jpg

Если поставить на ресурсы метки, ResqueTime подсчитает, сколько времени вы тратите на работу, сколько — на развлечения, сколько — на чтение новостей, сколько — на шопинг и  сколько — на саморазвитие.

Помните, что хронофаги подстерегают и в оффлайне. Это болтливые коллеги, соседи, школьные приятели, курение и незаметные бытовые ритуалы. После того, как в нью-йоркском офисе Google заменили открытые контейнеры с конфетами M&M на емкости с крышками, сотрудники стали есть на 3 млн драже в месяц меньше. Экономия здесь не в деньгах на сладости, а в часах.

2. Отдыхайте

Для управления временем полноценный отдых — неотъемлемая необходимость. Чтобы мозг исправно работал и не зависал, важно высыпаться, когда очень хочется и хотя бы пару часов в неделю проводить наедине с собой, в авиа-режиме и с выключенным Wi-Fi. Обязательно нужно устраивать себе хотя бы недельную перезагрузку раз в год.

Я люблю сменить картинку и метраж над уровнем моря. То пытаюсь погладить мурен в Blue Hole, то встречаю рассвет на горе Синай. А когда совсем начинают сдавать нервы, летаю на Ми-8 и прыгаю с 8 000 метров с парашютом.

Будничными вечерами спасаюсь своим музыкальным проектом, а в выходные стараюсь заглянуть хотя бы на выставку или в кино. Собираюсь 29 мая посмотреть театральную постановку режиссера Глеба Панфилова «Аудиенция». А путешествия я планирую за три-четыре месяца до вылета, причем не менее щепетильно, чем бизнес-задачи.

1. Проще всего

Из всех определений, техник и секретов управлением времени вчера я нашла, возможно, самый эффективный способ:

5 цитата3.jpg

Осознайте эту мысль. Возможно, и вы, как Вадим Зеланд, оформите азы тайм-менеджмента сначала в серию книг, потом — в философию, а дальше, может, она тоже мутирует в прибыльное эзотерическое учение. Первая книга Вадима вышла в 2004 году, но его бизнес развивается и сегодня. Моя знакомая художница Ясна два месяца назад заплатила 19 000 ₽ за курс видео-уроков даже не от самого Вадима, а его адептов.

таблица-3(новая).jpg

В этой табличке я сравнила постулаты тайм-менеджмента и трансерфинга реальности. Отличаются только буквы, смысл тот же.